En 2025, el Ministerio de Trabajo impulsó la digitalización de los registros de horarios de trabajo en las empresas. Con este sistema digital de fichaje obligatorio, administraciones como la Inspección de Trabajo podrían tener acceso de forma telemática a la información laboral de cada trabajador.
Con la ficha digital se espera controlar mucho más que las horas de llegada y de salida del trabajador; se trata de incluir aspectos como cuántas pausas hace durante la jornada, cuántas horas extras. También otras informaciones sobre el desempeño laboral que la Inspección de Trabajo considere pertinente y que una vez registrada no pueda ser alterada.
7 de cada 10 empresas todavía no la tienen
La intención del Gobierno era que la ficha digital estuviera lista y en funcionamiento antes de concluir 2025, pero no fue posible. La nueva meta es que se haga en los primeros seis meses de este año, pero ya estamos en febrero, y solo 3 de cada 10 empresas la ha podido implementar.
Con semejante atraso, parece cuesta arriba que todas las empresas dispongan de este sistema de registro digital antes de junio.
El registro digital en las empresas es obligatorio desde 2019, y la idea con esta medida era lograr una mayor transparencia, y hacer más ágil y eficiente las inspecciones laborales; sin embargo, es muy poco lo que se ha hecho en esa dirección.
El estudio donde se señala este enorme atraso fue publicado por TeamSystem, también afirma que hay desacuerdos entre los ministerios de Trabajo y Economía sobre cuál puede ser la nueva fecha para que sea obligatorio el uso de la ficha digital.
Situación actual del registro del horario laboral
El equipo de TeamSystem entrevistó a 1.200 pequeños empresarios y trabajadores autónomos y se encontró con que el 35% de las pymes y de los autónomos continúan utilizando papel u hojas de cálculo para controlar los horarios; y un 10% utiliza aplicaciones móviles para llevar un control de los horarios.
Se trata de una situación bastante distante del control digital que espera implementar el Ministerio de Trabajo este año.
Respecto a la obligatoriedad del registro digital, el estudio revela que un 34% de los entrevistados no tenía la menor idea de que debían hacerlo, y que además es obligatorio; y solo un 23% dice tener conocimiento de la nueva normativa.
Ventajas y multas
Aunque avanza lentamente y todavía con dificultades, es bastante probable que el nuevo sistema de registro horario se implemente este año, algo que en TeamSystem no ven con malos ojos.
Para estos expertos, el nuevo registro horario digitalizado contribuirá a modernizar áreas como la gestión de los recursos humanos.
Es casi seguro que muchas empresas deberán hacer inversiones adicionales para la digitalización, pero esto hará el manejo de los datos y de las actividades relacionadas con los trabajadores mucho más eficiente.
Una vez que se apruebe el reglamento, habrá que implementar el sistema de fichaje digital, y será más fácil para los organismos de control detectar si hay manipulación o falseamiento de los datos.
En caso de descubrirse alguna falta de este tipo, las multas pueden ser de hasta 10.000 euros por trabajador. En el caso de infracciones leves, las multas pueden ser de 750 euros, y llegar hasta los 7.500 euros por trabajador en el caso de las infracciones muy graves.
Qué debe contener un sistema de fichaje digital
Al entrar en vigor la nueva ley de fichaje digital obligatorio, las empresas deberán adoptar programas o software que incluyan el registro automático de horas, que permitan el acceso remoto y en tiempo real, que conserven los datos de forma segura, y que puedan generar informes detallados.
Tal y como señalamos antes, se trata de una herramienta muy útil para las inspecciones laborales, pero también facilitará el trabajo en las empresas.