La digitalización ha resultado una moneda de dos caras para las empresas. En los últimos años, se ha convertido en una necesidad estratégica que permite ahorrar tiempo y recursos, reducir errores y adaptarse a un mercado muy exigente. Sin embargo, la tecnología tiene su contracara. Con ella ha nacido una nueva era en la fiscalización. Hacienda y otros organismos recaudadores han aprovechado los avances para implementar un seguimiento de las operaciones empresariales.
Casi en tiempo real, gracias a la digitalización, la Agencia Tributaria conoce la situación de una empresa. Surgen nuevas obligaciones fiscales que es imposible evadir.
Verifactu: un espejo digital que refleja a cada empresa sin maquillaje posible
En este escenario en el que el control de Hacienda no deja lugar a omisiones ni a evasiones, Verifactu se erige como un protagonista con un papel esencial. No es solo un sistema de facturación. Es un espejo que refleja fielmente los movimientos de la empresa. Verifactu regula el programa de facturación. Asegura su integridad, trazabilidad y especialmente su conexión directa con Hacienda.
La normativa dispone que el 1 de enero de 2026 deben integrarse al sistema Verifactu las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades. Las pymes y autónomos tienen tiempo hasta el 1 de julio de 2026. Meses antes o después, a mediados del año que viene todo el tejido empresarial español estará inserto en el nuevo sistema.
¿Cómo funciona Verifactu?
Para contar con Verifactu es necesario tener un software de facturación que cumpla con los requisitos de Hacienda. Uno de los requisitos destacados es la inalterabilidad de los datos, es decir, que las facturas no se pueden modificar ni eliminar una vez emitidas. Otras condiciones del software son la trazabilidad completa de cada operación. Cada factura debe incluir un código QR y una firma digital que certifique su autenticidad. Además, el sistema debe conservar los registros durante al menos 5 años.
Una vez que se ha instalado el sistema en la empresa, el usuario puede optar por enviar automáticamente cada factura a la Agencia Tributaria en tiempo real. Aunque no es obligación, esta opción exime de presentar ciertos libros de registro a Hacienda, a la vez que refuerza la transparencia. Estas facturas ingresadas al sistema pueden ser verificadas automáticamente por la Agencia Tributaria.
¿Qué pasa con la factura electrónica?
El sistema Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica. Son dos conceptos distintos dentro del entorno fiscal digital español. Están relacionados, pero cumplen funciones diferentes. La factura electrónica es simplemente una factura digital que sustituye la de papel. Tiene el mismo valor legal que la factura tradicional, pero se emite y archiva en formato electrónico.
La empresa o autónomo debe utilizar un software de facturación adaptado a la normativa. Cada factura debe tener un código QR, una huella digital y estar firmada electrónicamente. Cuando se activa el sistema Verifactu, el software enviará automáticamente cada factura a la Agencia Tributaria. Es decir que, la factura electrónica aporta el contenido y Verifactu garantiza que sea auténtico y que esté la información disponible para Hacienda.
Juntos forman un entorno digital seguro que, supuestamente, reduce el fraude y la evasión fiscal, y que moderniza los sistemas de trabajo.
¿Se sancionará a las empresas que no se integren a Verifactu en el 2026?
La Agencia Tributaria no perdona. La Ley General Tributaria se aplica para quienes incumplan con la normativa. Las multas serán diferentes de acuerdo a la infracción.
Hay infracciones leves y graves. Los errores formales en las facturas, retrasos en la adaptación o fallos en la firma digital o en el QR, se consideran faltas leves. Se sancionan con multas entre 1.000 y 10.000 euros. Pero son faltas graves no utilizar un software homologado para trabajar con Verifactu y emitir facturas que no cumplan con los requisitos técnicos exigidos. En estos casos, las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por cada ejercicio fiscal.
La adaptación a Verifactu no es solo un asunto técnico, es una obligación que conviene cumplir.