Los hoteles no pueden disponer libremente de la operación del check in para obtener información que excede la exigida por los reglamentos. Existe normativa que regula el proceso y que establece condiciones que todos los hoteles y los clientes deben cumplir. Con estos parámetros se protege a las dos partes: establecimiento y cliente. En atención a esta protección, en el check in el hotel debe solicitar la identificación obligatoria de los clientes.
Se registrarán los datos de cada persona que se aloje en sus instalaciones, aunque viajen juntas. Esta obligación se aplica tanto a viajeros nacionales como extranjeros. También se incluye en los registros la información básica de contacto, como teléfonos, dirección, mail, las tarjetas para cubrir los gastos y las necesidades especiales del huésped.
El registro no se hace de viva voz, sino que el cliente debe presentar un documento válido, como el DNI, pasaporte o NIE. Debe ser firmado por el cliente. La ley dispone que el hotel informe en un plazo de 24 horas la identificación de cada persona que se ha alojado en él. Sin embargo, así como se regula lo que se puede solicitar, también existen normas acerca de lo que no se debe pedir al cliente.
¿El recepcionista del hotel puede fotocopiar o escanear el documento de identidad cuando hace el check in?
La normativa exige que durante el proceso del check in se registren los datos de los clientes y se envíen a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Pero no exige ni autoriza expresamente la reproducción del documento de identidad. Sin embargo, hay hoteles que optan por escanear o fotocopiar los documentos como parte de las reglas internas para los registros. Esta costumbre no se ajusta a las normas de protección de datos personales.
En este sentido, la Agencia Española de Protección de datos ha señalado que hacer una copia del documento de identidad no es una medida justificada. No se necesita reproducir el documento porque en el check in se realiza el registro de la información. Por lo tanto, si el hotel considera necesaria la copia del documento, debe pedir autorización a su titular.
¿Por qué se aplicó una multa de 5.000 € a un hotel?
La multa que se aplicó al Hotel & Spa Beverli Park,de la empresa Suneris S.A. es una clara muestra de que escanear o fotocopiar el documento de identidad de un cliente viola la normativa. La sanción fue dispuesta por la Agencia Española de Protección de Datos.
¿Qué hizo mal el hotel? Tal como establece la normativa, en el check in registró los datos del huésped. Tomó nota del número y tipo de documento presentado, de la fecha de expedición, y de los demás datos personales del cliente. Esta información es esencial para cumplir con el Real Decreto 933/2021, que exige que los datos se transmitan a las Fuerzas de Seguridad del estado.
A continuación, aunque ya tenía toda la información que pide la ley, el recepcionista pidió el documento para escanearlo. El cliente se negó, pero desconociendo esta negativa el personal lo reprodujo desde el ordenador. La persona afectada presentó la denuncia ante la AEPD. Después de analizar la situación, el organismo decidió sancionar al hotel.
La AEPD argumentó que el documento tiene datos innecesarios, como el rostro del viajero o, en algunos casos, los nombres de sus progenitores. Por lo tanto, el hotel no respetó el “principio de minimización de datos” establecido por el artículo 5.1 del Reglamento General de Protección de Datos.
Se impuso una multa de 9.000 €, pero la normativa incluye mecanismos de reducción. El hotel reconoció la responsabilidad de esta vulneración de datos y aceptó el pago voluntario, por lo que la multa se redujo a 5.400 €. La Protección de Datos es un asunto de mucho cuidado en la legislación y cada ciudadano debe velar para que la reglamentación se respete.